Pourquoi certains des espaces les plus attrayants restent parfois peu utilisés ?
5 mars 2020 – 7 minutes to read
A mesure que les salariés deviennent plus mobiles et l’organisation du travail plus flexible, les entreprises n’ont cessé de réduire les espaces dédiés au travail individuel au profit d’espaces informels. Si la création des ces lieux mixant détente et collaboration est aujourd’hui inévitable, le constat à l’usage est que certains de ces espaces ne sont pas ou peu utilisés. Lors de la conception des bureaux, des critères sont donc à prendre en compte afin que l’ensemble des mètres carrés investis soit rentabilisé.
Axer la réflexion d’aménagement des bureaux professionnels sur la performance
Depuis plusieurs années, les entreprises ont pris conscience de l’importance d’aménager des lieux décontractés et inspirants, afin notamment d’être attractives pour les plus jeunes générations. Mais force est de constater que certains de ces lieux restent peu utilisés. Afin de réussir, sans avoir à revoir leur copie par la suite, les managers des équipes et les aménageurs de bureaux professionnels doivent se pencher sur cette problématique.
L’esthétique est bien souvent un critère majeur pour aménager ces espaces dits informels, en empruntant les codes de l’hôtellerie ou de la maison. Mais si réussie et séduisante soit elle, la décoration ne peut remplacer un espace de travail efficace. L’accent doit donc être mis sur la performance des locaux et leurs aménagements, notamment pour les lieux collaboratifs, qui ne doivent pas uniquement offrir la possibilité d’interactions sociales mais garantir les mêmes niveaux de contrôle que pour un poste de travail individuel. Egalement, via les managers, les aménageurs se doivent d’avoir une approche pédagogique pour expliquer à quoi servent les nouveaux espaces de travail, et comment s’en servir. C’est cet accompagnement au changement auprès des collaborateurs qui permettra une prise de conscience quand à la possibilité de travailler autrement, et une meilleure prise en main de ces espaces tendances.
Permettre un travail efficace au bureau
Avant toute chose, l’aménageur de bureaux doit prendre en compte dans sa conception des aménagements et des différents espaces d’une entreprise, les cinq modes de travail : se concentrer, socialiser, collaborer, apprendre et se ressourcer. Il doit ensuite s’assurer que tous ces moments de la vie du travailleur seront possibles et ce quel que soit l’espace utilisé. Ces modes de travail doivent tous être placés sur le même plan si l’on veut générer un sentiment de confort psychologique chez leurs utilisateurs et une utilisation homogène de tous les locaux. Les travailleurs doivent se sentir détendus et à l’aise, que ce soit pour se concentrer ou avoir des interactions sociales de qualité, et retrouver les outils dont ils ont besoin : tablettes, prises de branchement, facilité de projeter un document, acoustique maîtrisée, etc.
Mener une approche globale pour la réussite des aménagements
Afin d’avoir les meilleures performances possibles il convient de mener une approche globale mais adaptée à chaque entreprise permettant de croiser quatre éléments indispensables à la réussite de l’aménagement des bureaux professionnels.
Tout d’abord il faut veiller à ce que le besoin d’intimité de chacun soit respecté. Cela implique un sentiment de sécurité et la possibilité de travailler sur des sujets confidentiels sereinement. Sans recloisonner les espaces, il faut pouvoir les délimiter et les protéger que ce soit visuellement ou acoustiquement afin d’éviter les distractions et favoriser la concentration.
La posture des travailleurs doit aussi faire l’objet de toutes les attentions. Les bureaux doivent permettre d’accompagner les corps dans une posture appropriée à la tâche, qu’ils soient assis ou debout, ou même mieux assis-debout, et ne pas être une entrave. Le confort et l’ergonomie, tout comme les besoins attendus de chaque espace, doivent donc être soigneusement réfléchis.
L’aspect fonctionnel de l’espace de travail doit permettre à chacun de collaborer en ayant un accès aisé et égalitaire au mobilier et aux outils technologiques. L’emplacement des assises, leur positionnement devant permettre des échanges aisés, la possibilité de se connecter, de brancher ses appareils sont autant de paramètres nécessaires à un travail de qualité.
Enfin l’entreprise doit communiquer sur sa personnalité et son ADN au travers de ses espaces de travail. Au delà d’un aménagement et décoration réussis, il s’agit de créer des ambiances mettant en avant la culture de la société ce qui permet de fédérer les équipes et de créer un sentiment d’appartenance.
Il n’y a pas de solution unique qui permette de trouver une issue à cette question de mauvaise occupation des locaux, mais une recherche globale à mener, mettant en relation la posture, le besoin d’intimité, l’aspect fonctionnel, la personnalité des lieux, et surtout le besoin quotidien des utilisateurs ainsi que leurs attentes, avec pourquoi pas un accompagnement au changement personnalisé pour les encourager à travailler autrement.
