La montée en puissance du Flex Office

Une fois les consignes d’Hygiène et Sécurité assurées par les entreprises, pour ne pas prendre le risque d’exposer leurs salariés au virus, le second grand sujet organisationnel et RH qui transforme en profondeur les organisations, est la montée en puissance du télétravail, qui rebat les cartes des espaces de travail.

La réflexion immobilière va rapidement émerger comme une source potentielle de réduction des coûts fixes de l’entreprise liés au tertiaire qui pourrait permettre de faire face à la récession économique.

Pour certaines entreprises, les économies de m² passeront par l’étude d’une nouvelle clé de répartition des espaces de bureaux, bureau attitré et l’extension de la pratique du flex office.

Le développement de la pratique du télétravail et la présence des effectifs sur site à 40 ou 50% de leur temps de télétravail conduit à revoir la vocation des postes de travail individuels. Le taux d’utilisation des postes de travail pourrait baisser à 50 ou 60 pour 100 salariés.

Cela pourrait permettre de redimensionner les zones de travail en les réaménageant au profit des espaces collectifs, des lieux informels porteurs du lien social, de l’esprit collectif au profit de la culture de l’entreprise et d’agilité dans l’environnement de travail.

L’essentiel étant d’impliquer les utilisateurs dans la réflexion sur les nouveaux modes de travail et de co-construire avec eux des solutions ad-hoc d’aménagement de bureaux en flex office, pour qu’ils deviennent eux-mêmes les acteurs du changement.

Plusieurs solutions d’organisation en flex office peuvent émerger:

• 2 collaborateurs / poste qui partageront un même poste attribué… à deux personnes par semaine
• Des zones dédiées à des équipes (des « clusters »), avec des pôles de bureaux de 8 à 10 postes non attribués, disponibles en libre service. Cette option permet de garder une identité d’équipe, de marques ou de métiers.
• Des espaces ouverts 100% Flex, avec des postes de travail non attribués, en libre service ouvert à tous les collaborateurs, dans des open space à taille humaine
• Des espaces de corpo-working, c’est-à-dire un esprit work-café mais dédié au public interne
• Voire même une option de location d’espaces de coworking de proximité ou autres lieux tiers, proche du domicile des collaborateurs.

Le concept de Flex office peut présenter un attrait pour les utilisateurs : il s’inscrit dans la mouvance de l’Activity-Based Working» (aménagement de bureau par activités), qui encourage les collaborateurs à être mobiles dans les espaces de bureau et à se déplacer dans différents lieux, selon l’activité qu’ils mènent.

Cette approche induit que chaque salarié passe moins de temps à rester sédentaire à son poste de travail. Ce sont les concepts d’agilité, de flexibilité et de mobilité adaptés à l’environnement de travail et au déroulement d’une journée.

En termes de conduite du changement, passer d’un bureau attitré à une principe de nomadisme complet représente un changement important. Pour ce faire, il est indispensable de prévoir un accompagnement dans la mise en œuvre de ces nouvelles pratiques, d’expliquer aux utilisateurs quels sont les différents usages qui s’offrent à eux, et pourquoi ce dispositif peut être gagnant-gagnant pour le management comme pour les salariés, à condition que des contreparties leur soient proposées, telle une amélioration de la qualité de vie au travail.

Pour pouvoir ranger leurs effets personnels ou leurs dossiers, des casiers en libre-service seront mis à la disposition des collaborateurs.

Quid des mesures sanitaires en cas de flex office ?

C’est en effet une question brûlante. A ce jour et dans les prochains mois, voici quelques solutions pour protéger votre espace de travail flexible :

• Porter un masque au bureau et respecter la distanciation sociale, et le mètre de distance entre chaque collaborateur. Lorsque cette distance ne peut être respecter entre les postes de travail, équiper les postes de cloisonnettes de séparation
• Partager les bureaux à la journée ou à la ½ journée pour limiter les permutations
• Utiliser un système de réservation de bureau
• Mettre en place un système de suivi des contacts pour savoir qui est présent au bureau
• Utiliser un système permettant d’avertir le personnel que tel ou tel poste de travail est en cours d’utilisation
• Supprimer les claviers et souris communs, puis en procurer à chaque collaborateur qui les range chaque soir
• Utiliser des casiers personnels
• Veiller à ce que les postes de travail soient rangés tous les soirs (clean desk)
• Demander à chaque collaborateur de nettoyer poste de travail et tables des salles de réunion à leur arrivée et à leur départ, en mettant à disposition des équipements sanitaires dans chaque espace partagé (spray désinfectant + rouleau d’essuie-tout jetable dans chaque salle, gel hydroalcoolique)
• Placarder les consignes sanitaires à respecter, et notamment le mètre de distance à respecter en salle de réunion
• Faire nettoyer bureaux et rangements fréquemment

Comment procéder avec un projet de transformation des bureaux en flex office ?

L’organisation d’ateliers de design thinking est un moyen efficace d’impliquer les utilisateurs et de co-construire avec eux les espaces de bureaux de demain, puisque LA solution toute faite n’existe pas, mais est propre à la culture de l’entreprise, au business, aux métiers.

Les utilisateurs artisans de la solution est un moyen de leur prouver une fois encore, qu’ils sont placés au cœur du réacteur et sont les ressources indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise.

Nous sommes convaincu qu’en mettant l’humain, le collaborateur au centre de tous les enjeux et réflexions stratégiques, cela permettra de pérenniser le projet de transformation des modes et espaces de travail.

Arch.Design a une approche unique combinant les expertises de ses experts en Stratégie Workplace, Accompagnement au changement, Architecture d’intérieur et travaux d’aménagement, orchestrés par un chef de projet qui vous donnera une vision globale du projet à chaque étape et un maximum de visibilité, de maitrise et d’agilité dans son évolution lors de la co-conception.

Florence Lebreton-Berthier – Chef de projet Stratégie Workplace chez ARCH.DESIGN