Les 5 erreurs à éviter en Flex Office

Le flex office fait désormais partie intégrante de la stratégie immobilière des entreprises. Censé favoriser la collaboration et l’agilité, ce mode d’organisation des espaces de travail soulève pourtant de nombreuses interrogations.

Comment garantir la satisfaction des équipes ? Comment préserver la productivité et la culture d’entreprise ? Pour tirer pleinement profit des bienfaits du flex office, il est essentiel d’éviter certains écueils. Voici les 5 erreurs les plus fréquemment commises et nos recommandations pour les contourner.

Le flex office est trop souvent perçu comme une simple solution d’optimisation des coûts immobiliers à court terme. Pourtant, cette philosophie de travail impacte en profondeur l’organisation et la gestion des équipes. Une mise en place réussie du flex office nécessite d’avoir une vision claire des objectifs poursuivis et d’anticiper les changements à venir.

Mais, comment faire ? En définissant dès le départ une feuille de route précisant les transformations prévues sur 3 à 5 ans minimum. Quels seront les nouveaux modes de travail privilégiés ? Quel niveau d’adoption du flex office est visé ? Quelles équipes peuvent pratiquer le flex office ? Comment faire évoluer l’espace pour s’adapter aux nouveaux usages ? Comment la politique de télétravail est impactée ? Pour répondre à toutes ces questions, de nombreuses directions doivent être sollicitées. Ainsi, la vision est commune à l’ensemble de l’entreprise et permet à la stratégie de flex office d’être au service de la réussite commune.

L’un des enjeux clés du flex office est de répondre aux attentes des collaborateurs en termes de confort, de productivité et de bien-être au travail. Une erreur (encore trop) fréquente est de concevoir les espaces sans prendre en compte leurs besoins réels. Or, le passage au flex office brutal et peu adapté à la réalité du bureau peut être une expérience bouleversante pour la plupart des collaborateurs. La réalisation en amont d’une étude approfondie des usages et habitudes de travail est alors un passage obligé.

Quels sont les principaux irritants ? Quelles sont les activités les plus répandues ? Quels sont les manques en termes d’équipements et de services ? Les réponses apportées conditionneront l’adhésion et l’adoption des futurs aménagements. Du poste individuel aux petites et grandes salles de réunion, en passant par les espaces de concentration et de convivialité : il est essentiel de répondre à tous les besoins propres au quotidien des collaborateurs.

Flexibilité des postes de travail, outils collaboratifs, solutions de réservation de poste… Le flex office implique de repenser entièrement l’infrastructure technologique de l’entreprise pour la rendre agile et évolutive. Avant de se lancer, il est primordial de réaliser un audit complet des équipements et systèmes.

Il est non seulement important de se pencher sur l’existant, mais aussi sur les technologies dont l’entreprise aura besoin une fois le flex office mis en place. Sur cette base, il faut définir une stratégie de mise à niveau progressive en veillant à la compatibilité de bout en bout. Bien qu’il soit inévitable d’intégrer de nouveaux outils, les directions oublient parfois de prévoir un calendrier et un budget formation. Que valent les meilleurs outils de flex office si personne ne sait comment les utiliser ? Grâce à ces formations, quelle que soit l’appétence technologique des collaborateurs, ils seront en mesure de s’approprier les applications les plus complexes.

Adopter le flex office représente un changement majeur dans les modes de fonctionnement de l’ensemble de l’entreprise. Mal géré, ce bouleversement peut être contre-productif en termes d’engagement et de performance. Un plan de conduite du changement robuste réalisé auprès d’experts est alors indispensable. Les meilleurs alliés de ce changement sont les managers, et notamment les managers intermédiaires ou managers de proximité. Réel pont entre les équipes et la direction, les managers ont le potentiel de devenir de véritables ambassadeurs du changement. Plus encore, leurs échanges quotidiens avec les équipes permettent d’anticiper les réticences, d’identifier les freins comportementaux mais aussi de comprendre ce que les équipes apprécient, et ce en temps réel. Ces informations permettent à l’entreprise de réagir de façon agile en renforçant les éléments positifs et en ajustant les points négatifs. La mise en place d’une communication transparente, pédagogique et rassurante allant de la direction jusqu’aux collaborateurs sur les enjeux et bénéfices du flex office permettra également de faciliter le changement.

Le flex office remet en cause les standards traditionnels de l’aménagement de bureau. Quand le flex office a vu le jour, de nombreuses entreprises se sont empressées de le mettre en place en se contentant de reproduire à l’identique les bureaux de l’entreprise voisine. Malheureusement, quand on parle de flex office, il n’existe pas de solution universelle. Faire comme les autres met à risque le projet de mise en place du flex office.

Chaque entreprise est composée d’équipes ayant des expertises et des habitudes différentes. Certains métiers se prêtent particulièrement bien au flex office, comme les équipes marketing et commerciales, quand d’autres peuvent en souffrir, à l’image de développeurs. Pour ces raisons, chaque entreprise doit créer des espaces adaptés aux besoins de ses collaborateurs, à sa politique de télétravail et à ses besoins en termes de renforcement de culture d’entreprise.

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