Le nouveau rôle du Workplace Manager

Dans un monde où les modes de travail évoluent sans cesse, le Workplace Manager est devenu le chef d’orchestre de la transformation des bureaux. Entre gestion stratégique, intégration technologique et adaptation aux nouvelles attentes des collaborateurs, son rôle n’a jamais été aussi crucial. 

Le passage d’un rôle opérationnel à stratégique 

Autrefois centré sur des missions principalement logistiques et opérationnelles, le Workplace Manager gérait, entre autres, l’entretien, les déménagements et l’attribution des bureaux. Ce rôle était souvent perçu comme une fonction de support, éloignée des enjeux stratégiques de l’entreprise. Aujourd’hui, le Workplace Manager occupe une place clé, à la croisée des chemins entre les Ressources Humaines, l’équipe immobilière et les collaborateurs. Il est devenu un véritable acteur stratégique, chargé de créer des environnements de travail en phase avec les nouvelles exigences de flexibilité, de performance et de bien-être. Il doit comprendre et anticiper les besoins des collaborateurs, tout en répondant aux objectifs de l’entreprise en matière d’efficacité opérationnelle et de responsabilité sociale et environnementale. Cette évolution repose sur une approche : 

• Avec les RH, il collabore pour améliorer l’expérience collaborateur, attirer et fidéliser les talents en concevant des espaces adaptés aux nouveaux modes de travail, comme le travail hybride. 

• Avec les équipes immobilières, il participe aux décisions d’optimisation des surfaces, de réduction des coûts et de respect des normes environnementales, notamment le décret tertiaire. 

• Avec les collaborateurs, il recueille leurs feedbacks pour ajuster les espaces en temps réel et s’assurer qu’ils répondent aux besoins de concentration, de collaboration et de bien-être. 

Les tendances qui redéfinissent le workplace management 

Le travail hybride et flexible impose une approche différenciée pour chaque environnement de travail. En fonction des bâtiments, des équipes présentes et de leurs besoins spécifiques, le Workplace Manager ajuste ses stratégies : certains sites accueillent des équipes techniques nécessitant des espaces de concentration, tandis que d’autres sont dédiés à des fonctions collaboratives. La configuration des espaces et les modalités de travail hybride doivent être adaptées à chaque contexte, optimisant les mètres carrés disponibles tout en facilitant la mobilité et la flexibilité. 

En matière de bien-être des collaborateurs, l’innovation est au cœur des réflexions. Au-delà des espaces de détente traditionnels, le Workplace Manager doit s’assurer d’apporter les meilleures solutions aux salariés en s’intéressant à des solutions innovantes telles que des pods de récupération sensorielle, l’intégration d’activités au service de la santé des collaborateurs ou encore des solutions olfactives qui stimulent la créativité ou calme les sens. L’ajout de technologies pour le suivi du confort acoustique, thermique et lumineux est également devenu un sujet incontournable dans la to-do list du workplace manager.  

La durabilité et l’engagement environnemental sont devenus des impératifs, renforcés par des obligations légales telles que le décret tertiaire. Le Workplace Manager doit s’assurer que les espaces de travail respectent ces exigences en réduisant les consommations énergétiques et les émissions de gaz à effet de serre. Cela passe par des rénovations écoresponsables, le choix de matériaux recyclés et des solutions de gestion intelligente des ressources et le partage de bonnes pratiques avec les salariés.  

L’optimisation des espaces de travail : le challenge du workplace manager 

L’optimisation des espaces de travail repose sur plusieurs piliers, dont :  

• La maximisation de l’utilisation des espaces permet de réduire les coûts liés aux surfaces inutilisées. En analysant les données d’occupation, le Workplace Manager identifie les zones sous-exploitées et propose des réaffectations intelligentes pour éviter le gaspillage.  

• La flexibilité et l’adaptabilité des espaces sont essentielles pour répondre aux besoins fluctuants des équipes. L’aménagement de bureaux modulaires, avec cloisons amovibles et mobilier ajustable, offre une réactivité optimale face aux évolutions des modes de travail. La reconfiguration des espaces devient rapide pour favoriser la collaboration ou la concentration individuelle en petit ou grand groupe.  
• La prise en compte du feedback des collaborateurs est indispensable pour garantir l’efficacité des aménagements. Des questionnaires, des sessions de brainstorming et des points d’échange avec le management intermédiaire permettent de recueillir des retours concrets sur les besoins et les irritants du quotidien. Cette approche participative favorise l’adhésion aux changements et assure que les espaces de travail sont réellement adaptés aux attentes des équipes. 

Le rôle du Workplace Manager est aujourd’hui plus stratégique et essentiel que jamais. Chez ARCH.DESIGN, nous accompagnons les Workplace Managers à chaque étape de cette transformation : de la réflexion stratégique jusqu’à la livraison finale des bureaux. Grâce à une expertise en aménagement, en flex office et en conduite du changement, nous créons des espaces sur-mesure qui répondent aux besoins spécifiques de chaque entreprise et de leurs équipes. Vous avez un projet ? Contactez-nous !