Les 4 sésames pour accueillir les nouvelles recrues au bureau !

Le livret d’accueil, tout le monde connaît ! Dans ce livre, se retrouvent les informations pratiques, (les repas, parking…) mais aussi le règlement intérieur, la convention collective, les horaires de travail, les tickets de restaurants éventuels, les lieux où l’on peut fumer… Ce livret, pas toujours transmis, et pas souvent pas mis à jour non plus, peut-il être le sésame de l’accueil première classe de la nouvelle recrue ?

Selon une étude de 2014 sur l’industrie menée par Deloitte : « 4 % des nouveaux salariés quittent leur poste après une première journée désastreuse et 22 % des rotations de personnel ont lieu pendant les 45 premiers jours. Ce qui coûte à l’entreprise au minimum 3 fois le salaire de l’ancien collaborateur* ». (*étude sur l’industrie de Bersin by Deloitte : Onboarding Software Solutions 2014: On-Ramp for Employee Success) 

Avec les nouvelles générations, notamment celle nommée « Z » de nouvelles attentes se sont développées comme le souligne cet article Generation Z qui décrit une génération ultra réactive mais aussi ultra zappeuse : Il faut de la vitesse, de la simplicité, de la réactivité, de la technologie…

Donc, comment bien accueillir ses nouvelles recrues au bureau ? 4 mots comme 4 sésames : technologie, bienveillance, bien-être et un nouveau venu l’humour.

1 – Technologie

Pour une prise en main rapide et organisée de l’intégration du nouveau venu, à l’instar du livret d’accueil, développer un outil nouvelle génération de connaissance de l’entreprise, et qui aura l’avantage d’être facilement mis à jour… Ainsi, intégrer un nouveau salarié implique de lui donner l’accès aux données nécessaires pour qu’il puisse être opérationnel dans son travail rapidement sans perte de temps de recherche d’informations. Proposer que toutes les informations puissent être disponibles en ligne avec vidéo de bienvenue, revue de presse, documents clés, mais aussi inviter à cliquer sur les réseaux sociaux de l’entreprise… Une entreprise peut encore aller plus loin en proposant un « jeu d’arrivée ». LinkedIn Business propose un tutoriel de questionnaires, objectifs et découvertes par semaine de la nouvelle recrue. A cela peut s’ajouter ce que l’on appelle les « retours d’étonnements », le regard extérieur du nouvel arrivant pris en compte. Une forme ludique avec des questionnaires, des objectifs clairs et rapides de découvertes par semaine, et des bilans simples pour apprécier sa progression au sein de l’entreprise. Une technologie au service d’un accueil que le nouvel arrivant pourra consulter à tout moment via ordinateur, smartphone ou/et tablette.

2- Bienveillance

Jean-Jacques Rousseau disait « la véritable politesse consiste à marquer de la bienveillance aux hommes. » Accueillir poliment ne suffit pas. Dernièrement sur les réseaux sociaux, une salariée a fièrement publié sur LinkedIn l’aspect de son bureau à son premier jour d’arrivée. Il y avait un bouquet de fleurs mais aussi, des mots écrits de la part de ses nouveaux collaborateurs, un « welcome » en forme de « smiley ». Une marque de bienveillance qui a su donner une envie de s’intégrer à cette nouvelle recrue, la preuve : spontanément la photo a été en ligne. Sans nul doute également coup de projecteur attirant pour cette entreprise et sa politique de recrutement. Le regard et l’attitude des collaborateurs ainsi que de la hiérarchie sont source d’adhésion, d’autant plus qu’il s’agit d’un nouveau salarié. La génération dite « Z » a une certaine méfiance à  l’égard de l’entreprise… Ils sont les enfants qui ont vu le parcours en entreprise de leurs parents parfois difficile. La bienveillance est une manière de montrer que les temps changent et que l’humain est de retour au centre de la vie de l’entreprise.

3- Bien-être

A cette bienveillance humaine se rajoute la volonté d’être « comme à  la maison » ! Une tendance que les agenceurs de bureaux n’ont pas manqué de noter pour l’agencement des nouveaux espaces de travail. « Le bien-être au travail va devenir une nécessité absolue pour créer de la valeur » selon Eric Albert dans Usine Nouvelle (Article Usine Nouvelle). Ainsi les bureaux voient naître des espaces de repos, de jeu, mais aussi des services comme des repas de qualité, la distribution de fruits de saison… (voir article ARCH.DESIGN « Le Bien-être en entreprise pour attirer les nouvelles recrues« ). En plus de ces nouveaux aménagements, comment personnaliser cette volonté de bien-être pour une nouvelle recrue ? Trois possibilités peuvent être envisagées :

• La première en rendant son bureau opérationnel dès le premier jour (connexion établie, ordinateur branché, smartphone, tablette, ligne téléphonique, adresse mail…) Toutes les connexions qui vont lui permettre de commencer sans perdre de temps.
• La seconde, et cela se voit de plus en plus dans les entreprises, offrir un cadeau de bienvenue. Cela peut-être la tablette, ou un smartphone ou les deux ou encore un cadeau représentatif de l’entreprise favorisant l’adhésion du salarié au produit, marque de l’entreprise.
• Permettre au salarié de personnaliser son bureau et son espace de travail s’il le souhaite. Ainsi il pourra choisir une place attitrée ou pas, un bureau réglable pour des positions assises ou debout ; ou encore le placement de son bureau si l’agencement initial de l’entreprise le permet…

4- Humour

Une nouvelle entrée dans l’univers du management ? Certains managers le sont par essence et nature, d’ailleurs ils sont généralement appréciés pour cela… Aujourd’hui certaines entreprises le considèrent comme un levier de performance. D’ailleurs la génération connectée n’est-elle pas un parfait exemple ? Un ton décalé, une pause de rire, les réseaux sociaux en proposent et globalement cela génère une adhésion de l’ensemble des collaborateurs. Un livre « petit traité de l’humour au travail » de David Autissier et Elodie Arnéguy présentent des résultats de performances étonnants et le conseillent à tout manager. Accueillir avec humour un nouveau salarié, une touche qui peut faire la différence. Ce qui n’a pas été dit plus haut, c’est que lorsque les collaborateurs de cette nouvelle salariée ont écrit sur son bureau des billets sous forme de post-its, il s’agissait d’écrits humoristiques sur l’ambiance, les surnoms…une manière simple et légère de présenter l’équipe. De manière générale, les trois points précédents de cet article peuvent prendre une touche encore plus personnalisée avec un ton léger et humoristique.

Aujourd’hui, accueillir, c’est un peu « comme à la maison » ! L’agencement des bureaux est de plus en plus à cette image. Ne les appelle-t-on pas les « smartworkplaces » ? Un anglicisme intéressant : « smart » signifiant simultanément « intelligence » mais aussi « élégance » tant des lieux que de l’esprit et de l’attitude. Un bien-être accompagné de bienveillance avec un trait d’humour pour un accueil réussi. Sigmund Freud disait que « l’humour a non seulement quelque chose de libérateur, mais encore quelque chose de sublime et d’élevé. »

Accueillir, c’est aussi élever les nouvelles recrues, en leur permettant une intégration à la hauteur de leurs compétences et ainsi participer à l’intérêt général de l’entreprise à relever les défis auxquels elle est confrontée pour assurer sa pérennité.